Dans tous les cas, les dossiers doivent comporter :

• les nom (en majuscule) et prénom et qualité du demandeur
• l’entité qu’il représente - nom de la personnes morales, la qualification et la nature des activités du demandeur,
• l’adresse complète, y compris une adresse mail pour faciliter les échanges
• liste des mandataires (nom en majuscule et prénom) et qualité, y compris formation-diplômes-stage permettant d’identifier la compétence, …
• la description détaillée de l’opération,
• finalité et justification de la dérogation,
• espèces (et le cas échéant du nombre, du sexe, de l’âge ou du stade de développement des spécimens) faisant l’objet de la demande,
• durée de l’opération en mois ou année(s)
• période (printemps, été, …) ou dates à laquelle l’opération doit être conduite (du mois de xx au mois de xx inclus),
• lieu(x) où se déroule l’opération (Cantons et communes à lister intégralement),
• secteurs particuliers (site N2000, réserves, zones humides, …)
• protocole des opérations : modalités techniques, qualification des personnes procédant aux opérations, procédés mis en œuvre, modalités d’enregistrement des opérations, autorisations obtenues, … ;
• impact de l’activité envisagée sur l’état de conservation des espèces et des populations concernées et, en cas d’impact négatif, les mesures prises pour éviter, réduire ou, si besoin, compenser cet impact avant le début de l’activité ;
• les modalités de compte-rendu de l’opération, annuel et bilan final, et les organismes associés.

→ Cas des dérogations pour naturalisation de spécimens :
Pour les dérogations à l’interdiction de naturalisation, le dossier de demande doit préciser :
• la description précise du spécimen : espèce, sexe ;
• l’origine du spécimen : lieu, date, circonstances de la découverte et causes de la mort ;
• le nom et la qualification du taxidermiste effectuant la naturalisation.
Concernant ce dernier point, la demande de dérogation doit être accompagnée d’un rapport du chef du service départemental de l’OFB, certifiant l’exactitude des renseignements fournis, attestant que le taxidermiste choisi présente les garanties nécessaires et indiquant :
• la fiabilité et l’exactitude des renseignements fournis par le demandeur, notamment en ce qui concerne l’origine et les causes de la mort du spécimen ;
• la notoriété et les antécédents judiciaires du taxidermiste effectuant la naturalisation ;
• l’existence d’autorisations antérieures à son profit ;
• la qualité et la tenue du registre d’entrées et de sorties des spécimens.